Gestão de processos e obrigações para escritório de contabilidade
Cada obrigação. Um responsável. Uma prova.
O Ettapa gera a programação do mês pelo calendário certo, cada pessoa vê a própria fila em lista ou quadro, e a tarefa fecha sozinha quando o documento bate com a obrigação — publicado no Questor Zen, carregado em lote ou registrado à mão. Sempre com evidência anexada e trilha de auditoria.
A obrigação já foi entregue. Falta o sistema saber disso.
É o trabalho invisível que consome o mês do escritório: entregar e depois voltar para provar que entregou. Planilha, grupo de WhatsApp e memória de quem está na fila não escalam — e cada um deles falha de um jeito diferente.
- Duas telas para uma tarefa
- Entregar o documento e depois voltar a outra tela para marcar como feito são dois atos para a mesma obrigação.
- Ninguém vê onde a fila trava
- Sem lista, quadro ou indicador, cobrar atraso vira mensagem solta no grupo do WhatsApp — sem saber quem está sobrecarregado nem onde o processo emperrou.
- O painel deixa de valer
- Basta uma baixa esquecida para ninguém mais confiar no que a tela mostra.
- A prova fica solta
- Quando o cliente pergunta “vocês entregaram?”, a resposta está no e-mail ou no computador de alguém.
Como funciona
Uma ação: entregar. O resto o sistema faz e prova.
- Passo 1
Gera a programação do mês
A partir do cadastro de cada obrigação e de quais empresas a recebem, o Ettapa cria as tarefas da competência com o vencimento já calculado — dias úteis, feriados nacionais e municipais, e o dia próprio de cada empresa quando existe. Valida conflito antes de gerar, não depois.
- Passo 2
Cada um vê a própria fila
Meu trabalho reúne o que é de cada pessoa. A lista tem filtro salvo; o quadro é kanban de arrastar. O gestor enxerga, num olhar, quem está atrasado e onde a fila trava — sem perguntar no grupo.
- Passo 3
Fecha sozinho, com prova
Publicou no Questor Zen: o Ettapa concilia pelo CNPJ e pela competência e dá a baixa na hora. Sem Zen: anexo carregado (inclusive vários de uma vez) ou baixa manual, sempre auditada. Nenhuma das três dá baixa sem conferir as duas pontas.
- Passo 4
Chega ao cliente sozinho
Ao fechar, o Ettapa manda o documento por WhatsApp e e-mail, com o modelo do próprio escritório. Ninguém precisa lembrar de avisar — e a evidência já é a mesma que foi entregue.
Não é uma integração
O Questor Zen é uma das três formas de fechar uma tarefa — não a única.
O motor de recorrência, o acompanhamento em lista e quadro, os indicadores e a entrega automática ao cliente funcionam do mesmo jeito para qualquer obrigação recorrente que o escritório presta — fiscal ou não. Cada departamento cadastra as próprias obrigações, com o calendário e o responsável que ela exigir.
Quem publica no Questor Zen ganha a baixa automática de graça. Quem não usa fecha a mesma tarefa por anexo em lote ou à mão, com a mesma evidência e a mesma trilha de auditoria — o Ettapa nunca dá baixa no que não conferiu, nas três formas.
O que vem junto
- Lista, quadro e Meu trabalho
- Acompanhamento visual de verdade: lista com filtro salvo, quadro kanban de arrastar, e uma tela só com o que é de cada pessoa.
- Motor de recorrência com calendário de verdade
- Mensal, trimestral, anual ou nos meses que você escolher. Vencimento antecipado ou adiado para o dia útil, com feriado nacional calculado e feriado municipal cadastrado.
- Três formas de dar baixa
- Automática pelo Zen, por anexo carregado no Ettapa (inclusive vários de uma vez), ou manual — esta última só para quem tem permissão, e sempre registrada como manual.
- Entrega automática ao cliente
- WhatsApp e e-mail disparados sozinhos quando a tarefa fecha, com o documento anexado e o modelo do próprio escritório.
- Indicadores e dashboard em tempo real
- Atraso por obrigação, empresa e responsável, gargalo por estado, capacidade × carga de cada pessoa, exportável em CSV — e um painel de tela com gráficos por departamento para acompanhar ao vivo.
- Valida antes de gerar, não depois
- Um conflito entre o enquadramento da empresa e a obrigação é barrado antes de virar tarefa errada na fila — não descoberto depois, no meio do mês.
- Trilha de auditoria
- Quem mudou o quê, quando e por qual motivo. Inclusive troca de papel e de permissão — a pergunta que só aparece depois que algo dá errado.
- Permissão por papel, e exceção por pessoa
- O escritório monta os papéis que quiser. Quem revisa não é quem executou, quando a obrigação exige segregação — e a exceção, quando existe, fica auditada.
- Cada escritório no seu endereço
- Um subdomínio por escritório, dados isolados no servidor e no banco. Hospedagem no Brasil, como a LGPD pede para dado de contribuinte brasileiro.
Perguntas frequentes
- Preciso usar o Questor Zen?
- Não. A baixa automática por reconciliação conversa com o Questor Zen hoje, mas qualquer obrigação também fecha por anexo em lote ou à mão — com a mesma evidência e a mesma trilha de auditoria.
- Serve só para obrigação fiscal?
- Não. O cadastro de obrigação é genérico: cada departamento programa o que precisa entregar, com o calendário e o responsável que a obrigação exigir.
- Como o cliente é avisado?
- Automaticamente, por WhatsApp e e-mail, assim que a tarefa fecha — com o documento anexado e o modelo do próprio escritório. Ninguém precisa lembrar de enviar.
- Onde ficam os dados?
- Hospedados no Brasil. Cada escritório tem seu próprio subdomínio e os dados ficam isolados por escritório, dentro e fora do banco.
Quer ver rodando na sua carteira?
A conversa começa por uma competência de um departamento — a gente configura as obrigações, liga a baixa automática onde fizer sentido para o seu fluxo e você acompanha o mês inteiro antes de decidir qualquer coisa.